Project management: cos’è e perché è importante

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Gestire un progetto in relazione agli obiettivi prefissati dall’azienda è un’operazione fondamentale per pianificare le attività da seguire. Si chiama Project Management e indica l’insieme di strumenti e tecniche alla base di un progetto per consentire il raggiungimento degli obiettivi. Secondo quanto riporta Inside Marketing, testata italiana specializzata in ambito comunicazione e marketing, il Project Management prende in considerazione la qualità del risultato, il budget stabilito e i tempi.

Ma quali sono le fasi che caratterizzano il Project Management? 

Project Management definizione

Tutto parte dalla fase di avvio, un passaggio imprescindibile per il l’esecuzione di un progetto. Una fase che si concretizza con il project charter, un documento che necessita di essere seguito con attenzione e che anticipa i seguenti passaggi:

  • La fase di pianificazione, quella che prevede la definizione delle attività e degli aspetti principali fondamentali per il raggiungimento degli obiettivi;
  • La fase di esecuzione, che comprende l’acquisizione di risorse umane e la definizione del budget. E’ subito dopo che avviene il monitoraggio del progetto, identificando eventuali rischi. L’obiettivo è verificare quelli che sono gli aspetti economici, legali e qualitativi all’interno del project management;
  • La fase di chiusura del progetto, nella quale è prevista la consegna dei prodotti realizzati. Durante questo step gli stakeholder valutano i risultati raggiunti nell’ambito del close out meeting, una riunione caratterizzata da un’accurata analisi del progetto.

Altro aspetto significativo alla base del Project Management consiste nella preparazione di documenti e modelli che hanno l’obiettivo di favorire le attività svolte da un Project Manager.

Project Manager: le mansioni

Chi ha a che fare con il Project Management è consapevole dell’enorme mole di lavoro che si cela dietro alla pianificazione di un progetto. A prescindere da quelle che possono essere definite le attività principali di un Project Management, ci sono specifiche peculiarità alla base della gestione di ciascun progetto.

Innanzitutto, il primo compito del Project Manager ha a che fare con la definizione di un piano strategico che punti al raggiungimento degli obiettivi prefissati. In questa fase, occorre stabilire se un progetto può realmente concretizzarsi, prima di essere approvato e solo successivamente individuare gli elementi che conducono verso un efficace sviluppo del progetto stesso. 

Definita la strategia, il Project Manager si interfaccia con la pianificazione delle risorse, la valutazione di tempi e costi necessari e gli strumenti per controllare l’andamento del progetto.  Nell’ambito del project management, assume particolare rilievo il risultato raggiunto. In tal senso, il prodotto finale (di natura materiale o immateriale) può essere ad esempio un documento, un software, oppure un obiettivo di fatturato. 

Un bravo Project Manager, inoltre, ha bisogno anche di individuare valide risorse umane. Questo passaggio implica la costruzione di un team di persone con competenze in linea al progetto, l’identificazione di mansioni, scadenze e strumenti. All’interno del Project Management è prevista anche la pianificazione di riunioni per elaborare una sorta di report in grado di monitorare lo sviluppo del progetto. Altra mansione richiesta al Project Manager è il contatto con i principali stakeholders (organizzazioni o persone presenti in un’iniziativa economica).

Quali sono le competenze del Project Manager?

Diventare un Project Manager implica avventurarsi in un settore ricco di opportunità, nonostante il difficile periodo economico che stiamo attraversando contrassegnato dall’emergenza Covid-19. Ma quali sono gli aspetti di cui un bravo Project Manager non deve fare a meno? Sicuramente capacità comunicative, organizzative e cognitive rappresentano un valore aggiunto per chi vuole cimentarsi nell’ambito del Project Management. In particolare, secondo quanto si apprende da Pmi, il portale delle piccole e medie imprese italiane, un project manager deve dimostrare di saper gestire le seguenti fasi:

  • Gestione dell’integrazione e coordinamento di tutte le fasi del ciclo di vita;
  • Definizione del budget e delle consegne e dei tempi di un progetto;
  • Gestione degli aspetti qualitativi di un progetto;
  • Gestione delle comunicazioni;
  • Gestione dei rapporti con gli stakeholders;
  • Valutazione dei rischi;

Occuparsi del Project Management sul piano organizzativo significa possedere i seguenti requisiti:

  • Team Building;
  • Pianificazione di riunioni di lavoro;
  • Time Management;
  • Problem Solving;
  • Motivazione ed Empowerment (consapevolezza delle proprie potenzialità).

Come diventare Project Manager

Per diventare un Project Manager, è necessario intraprendere un percorso formativo ad hoc. Una laurea in gestione aziendale o in marketing, ingegneria e informatica può essere considerata la scelta ideale per chi vuole ricoprire questo importante ruolo strategico.

E’ necessario, inoltre, arricchire il proprio background di skills trasversali sul mondo del lavoro. Un project manager, infatti, è chiamato a risolvere eventuali problemi e a valutare possibili rischi che potrebbero presentarsi nello sviluppo del progetto. 

Queste operazioni implicano un’analisi accurata del problema e spiccate capacità di problem solving. Ecco perché è necessario dotarsi di un piano d’azione per superare eventuali ostacoli nel caso in cui dovessero verificarsi inaspettatamente.

In genere, i Project Manager sono persone molto organizzate, motivate e orientate al raggiungimento degli obiettivi. Sono abituati a lavorare sotto stress e devono saper dimostrare una grande capacità di leadership. Nonostante le difficoltà presenti durante il ciclo di vita di un progetto, è il lavoro di squadra e la capacità di saper motivare gli altri a fare la differenza.

 


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