L’importanza delle procedure operative standard in azienda

Le procedure operative sono un patrimonio per l’azienda, da tramandare, integrare e aggiornare costantemente. Il lavoro sulle procedure operative è inesauribile; man mano che l’azienda si sviluppa e opera sul mercato, subisce cambiamenti e influenze esterne che andranno poi a tradursi in aggiustamenti e rivisitazioni continue sulle procedure operative.

Cosa sono le procedure operative?

Si tratta di documenti scritti ad uso interno che spiegano come svolgere determinati compiti, specifici per ciascun reparto. Le procedure operative servono a creare un processo standardizzato e semplificato, approvato e condiviso con tutti i collaboratori che svolgeranno una mansione all’interno del processo descritto. Un tale strumento porta con sé innumerevoli vantaggi, sia dal punto di vista pratico che dal punto di vista gestionale.

Quali vantaggi apportano le procedure operative all’azienda?

Le procedure operative standard consentono all’azienda di raggiungere alti livelli di qualità e generano vantaggio competitivo e quindi crescita. Grazie ad esse, ogni collaboratore avrà chiaro il suo ruolo e le sue responsabilità all’interno del processo, dando vita così ad un flusso di lavoro consolidato. Anche i nuovi assunti ne gioveranno nella loro fase di inserimento. Il lavoro del gruppo sarà coerente e i risultati confrontabili con le aspettative inziali. Inoltre il reparto sarà in grado di funzionare attivamente anche in caso di assenza del responsabile.

Come redigere delle procedure operative efficaci

La stesura di una procedura operativa è un compito delicato, da cui può dipendere l’esito di un progetto di vendita o l’erogazione di un servizio. Se la procedura è ambigua, spiegata in maniera poco chiara e lacunosa potrebbero crearsi incomprensioni da parte del personale e interpretazioni errate. Questo potrebbe generare disservizi e quindi malcontento nei consumatori finali. Ecco perché è importante che alla stesura delle procedure partecipi la figura più competente sul lato operativo. Riassumendo quindi, da un punto di vista stilistico, il testo descrittivo deve risultare leggibile e quindi comprensibile, non ambiguo.

La struttura del documento

Per favorirne la leggibilità, è utile suddividere il testo in sottoparagrafi. Ciascun titolo veicolerà le informazioni chiave che verranno argomentate subito dopo. Oltre alle informazioni prettamente procedurali, può essere utile contestualizzare e motivare la procedura descritta, affinché i destinatari possano comprendere fino in fondo e quindi eseguire l’istruzione con cognizione di causa. Il documento deve infine contenere indicazioni di tempismo come la frequenza e la scadenza di ciascuna fase descritta e una sessione dedicata a eventuali imprevisti, e a come devono essere affrontati.

Standardizzare i processi aiuta a pianificare lo sviluppo aziendale

Avere di fronte un documento chiaro che descriva quali sono i processi attualmente in atto nell’azienda, chi sono gli operatori coinvolti e come svolgono i compiti assegnati è un vantaggio per chi si trova a fare attività di analisi per la crescita e sviluppo del business.