La formazione del personale

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Un’azienda può essere paragonata a una macchina di produzione e per funzionare ha bisogno di avere tutti i “pezzi” al posto giusto nel momento giusto. In questo contesto, però, quando parliamo di pezzi non facciamo riferimento a componenti meccaniche ma a persone, a umanità che prestano il proprio lavoro e la propria abilità per uno scopo comune.

Per garantire il corretto funzionamento di questa “macchina” ma soprattutto per ottenere ottime performance, migliori di quelle dei competitor è necessario valorizzare e rendere partecipi collaboratori e dipendenti di obiettivi e procedure. Ma non solo.

Ogni lavoratore riesce a garantire un risultato di successo se viene inserito in un clima sereno e stimolante e se ha a disposizione gli strumenti che consentono di restare aggiornato, al passo con i tempi, migliorare e imparare cose nuove. E’ questo l’obiettivo della formazione del personale che va organizzata, monitorata e misurata dal Manager delle Risorse Umane, una figura diventata imprescindibile in qualunque contesto lavorativo.

Potenziare le risorse umane interne attraverso un piano di formazione permette all’azienda intera di crescere e ai lavoratori di perfezionare competenze, conoscenze e sviluppare talenti per raggiungere gli obiettivi stabiliti.

Chi è e cosa fa l’esperto nella formazione del personale

Diciamo subito che della formazione del personale di un’azienda si occupa il responsabile delle Risorse Umane o HR Manager, una figura sempre più ricercata e importante nei contesti organizzati e che è cambiata molto negli ultimi decenni.

Oggi, nel campo delle Risorse Umane, non è più sufficiente solo occuparsi di amministrazione e buste paga, ma è importante lavorare per valorizzare ogni singola persona anche redigendo un piano di formazione personalizzato e progressivo che vada a colmare anche alcune criticità che possono presentarsi on-the-go, cioè durante la vita dell’azienda.

Gli step per realizzare un efficace piano formativo e che un responsabile delle Risorse Umane deve conoscere sono: creare, progettare, costruire e sviluppare.

  • In un primo momento occorre mettere nero su bianco gli obiettivi formativi. Questo impone di fare un audit interno (cioè un’analisi) dei fabbisogni aziendali, individuando le aree di sviluppo e di crescita.
  • Si passa poi alla pianificazione, e in questa fase i manager e i responsabili HR, si impegnano nella promozione, nel trasferimento delle competenze e del valore della formazione ai propri dipendenti in modo da renderla fruibile dalla più larga parte possibile dell’azienda. Quando la formazione è trasversale e diffusa nel modo corretto ai giusti interessati, il valore aumenta.
    La pianificazione include anche l’individuazione di uno strumento che permetta di analizzare i risultati ottenuti. La misurazione è ciò che rende possibile la comprensione degli effetti reali ottenuti dopo l’intervento formativo e il confronto con il “prima”.
  • E’ il momento della costruzione del piano formativo. Il passaggio della scelta e della costruzione del piano vero e proprio comprende:

• Modalità di erogazione della formazione
• Persone coinvolte (docenti, partner e discenti)
• Durata dell’intervento
• Verifica dei risultati.

  • Infine è necessario garantire un supporto a breve, medio e lungo termine alla formazione per moltiplicarne gli effetti. Per poter rendere effettivo questo step e quindi far sì che gli effetti della formazione si ripercuotano positivamente sulla vita dell’azienda, si può procedere chiedendo i feedback a ciascun partecipante e comprendere quali sono le aree che vorrebbe approfondire per dare continuità alla formazione. Il secondo aspetto ricade sul rendere fruibile il materiale utilizzato nell’erogazione affinché possa essere tenuto sottomano dai lavoratori ogni volta che lo riterranno opportuno.

Procedure di formazione del personale

La formazione in azienda deve tener conto di un contesto come quello attuale, fortemente minato dalla crisi legata all’emergenza Coronavirus e da costanti cambiamenti. Per ottenere vantaggi sul mercato del lavoro è importante, quindi, che il dipendente mostri una certa flessibilità. La formazione del personale consente all’organizzazione di diffondere il piano strategico e di motivare i dipendenti a svolgere in maniera efficace i loro compiti considerando gli obiettivi da raggiungere. Il processo formativo diviene rilevante per le seguenti ragioni:

  • Acquisizione di conoscenze e competenze nei confronti dei dipendenti;
  • Risoluzione di eventuali controversie a causa di cambiamenti interni o esterni;
  • Elaborazione di piani di valorizzazione e sviluppo dei talenti.

La formazione dei dipendenti, inoltre, si rivela vantaggiosa in quanto gratifica i dipendenti che a loro volta vedono l’azienda investire sul loro futuro professionale. Ecco che la formazione del personale può portare all’azienda un vantaggio competitivo. Inoltre, per non incorrere in errori nella programmazione della formazione, è importante seguire i seguenti step:

  • Analisi delle necessità del personale;
  • Pianificazione ed erogazione dell’intervento formativo;
  • Valutazione dei risultati ottenuti;
  • Revisione del processo.

L’analisi dei bisogni è il punto cruciale in qualsiasi intervento formativo, in quanto consente di evitare errori e risparmiare tempo e denaro. Si tratta di un procedimento incentrato sulla raccolta di informazioni che deve coinvolgere tutti gli attori interessati. In questo caso, occorre prendere in esame anche quelli che sono i bisogni individuali. Quanto alla progettazione degli interventi, si tratta della pianificazione degli obiettivi del processo formativo, contenuti didattici, tipologia di docenza, strategie da impiegare, tempo occorrente e criteri di valutazione. L’efficacia dell’intervento formativo è fondamentale per analizzare i risultati a distanza di tempo. La valutazione diventa il fulcro per sviluppare gli step successivi della formazione del personale. 

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A chi spetta la formazione del personale

Quando avviene la formazione del personale?

  • Quando si presenta la costituzione del rapporto di lavoro;
  • Nel momento del trasferimento del dipendente;
  • Nel caso in cui ci siano delle modifiche organizzative interne all’azienda in base alle quali vengono introdotte nuove attrezzature di lavoro o nuove tecnologie.

In ogni caso, la formazione del personale è un dovere dell’azienda e va, quindi, ripetuta nel tempo, anche prendendo in esame eventuali rischi. La formazione del personale deve svolgersi durante l’orario di lavoro e non può comportare costi per il dipendente. Tuttavia, è chiaro che organizzare soltanto i corsi di formazione non è sufficiente. Ecco perché è necessario, a tal proposito, che il dipendente acquisisca realmente tutte quelle nozioni che gli sono state trasmesse nell’ambito dell’attività di formazione.

Una formazione del personale che coinvolge le soft skills consente ai dipendenti di evolversi e di garantire risultati brillanti nel minor tempo possibile. Inoltre, contribuisce a rafforzare il legame tra azienda e dipendenti, che si mostrano più flessibili in un ambiente che mostra attenzione nei loro confronti. Nel concetto di formazione del personale non rientrano solo attività didattiche, ma soprattutto la possibilità di assicurare un ambiente sereno e disponibile verso le necessità dei dipendenti. Se il budget a disposizione non consente di mettere in campo un processo formativo di valore, occorre concedere ai dipendenti una o due ore al mese da dedicare alle loro passioni personali. In questo modo, si guadagna la loro riconoscenza. Allo stesso tempo, i dipendenti possono acquisire nuove conoscenze e applicare, quindi, le competenze maturate in azienda.

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